Οι ανακοινώσεις που παρουσιάζονται στο Συμπόσιο Βυζαντινής και Μεταβυζαντινής Αρχαιολογίας και Τέχνης που διοργανώνει η Χριστιανική Αρχαιολογική Εταιρεία πρέπει να είναι πρωτότυπες και να αποτελούν ουσιαστική συμβολή στην επιστήμη. Η διάρκειά τους δεν πρέπει να υπερβαίνει τα 15 λεπτά της ώρας. Αποκλείεται η συμμετοχή ενός ομιλητή με δύο ανακοινώσεις, ενώ αντιθέτως είναι δυνατή η συνεργασία ομιλητών. Η γλώσσα του Συμποσίου είναι η ελληνική. Ξένοι προσκεκλημένοι μπορούν να μιλήσουν σε αγγλική ή γαλλική γλώσσα.
Προβλέπεται η έγκαιρη δημοσίευση συνοπτικών περιλήψεων των ανακοινώσεων, η οποία έχει το χαρακτήρα της πρώτης παρουσίασης με σκοπό την ενημέρωση του επιστημονικού κοινού. Οι συμμετέχοντες οφείλουν να στείλουν περίληψη της ανακοίνωσης τους έκτασης 500 λέξεων ή δύο δακτυλογραφημένων σελίδων (στοιχεία TimesNewRoman, 1,5 διάστημα), χωρίς υποσημειώσεις ή φωτογραφίες. Μόνον μικρά γραμμικά σχέδια μπορούν να δημοσιευθούν, τα οποία θα ενταχθούν στην έκταση των δύο σελίδων. Το όνομα του συγγραφέως και ο τίτλος της ανακοίνωσης προηγούνται με κεφαλαία γράμματα. Οι περιλήψεις μαζί με την αίτηση συμμετοχής και τα στοιχεία του ομιλητή (ιδιότητα, ηλεκτρονική και ταχυδρομική διεύθυνση) αποστέλλονται εντός της αναγγελθείσης προθεσμίας στην ηλεκτρονική διεύθυνση της ΧΑΕ: Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε..
Επίσης παρέχεται η δυνατότητα αναρτημένων ανακοινώσεων σε πινακίδες (posters).
Το Διοικητικό Συμβούλιο της Εταιρείας μπορεί να προτείνει αλλαγές ή και να αποκλείσει ανακοινώσεις, σε περίπτωση που δεν εκπληρώνουν τις προϋποθέσεις πρωτοτυπίας και συμβολής στην επιστήμη. Προκειμένου επίσης να προλάβει ανωμαλίες κατά την οργάνωση και την εκτέλεση του προγράμματος του Συμποσίου έχει αποφασίσει τα εξής:
- Ανακοινώσεις δεν θα γίνονται δεκτές εκτός των χρονικών προθεσμιών οι οποίες ορίζονται από τις σχετικές εγκυκλίους, ή εκτός των ανωτέρω προδιαγραφών.
- Σε περίπτωση κατά την οποία δεν σταλεί εγκαίρως περίληψη και δεν δημοσιευτεί στο τεύχος του Συμποσίου δεν είναι δυνατόν να παρουσιαστεί η ανακοίνωση.
- Ανακοινώσεις εκτός της αρχαιολογίας και της ιστορίας της τέχνης της βυζαντινής και μεταβυζαντινής περιόδου δεν γίνονται δεκτές.
- Περιλήψεις μεγαλύτερες από 500 λέξεις ή δύο σελίδες δεν γίνονται δεκτές.